Effiziente Suche und Management von qualifiziertem Personal bei KNUTH

KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH ist ein führender Anbieter von Maschinen für nahezu alle Bereiche der Zerspanung und Metallbearbeitung. Als global agierendes Unternehmen mit Tochtergesellschaften und Vertriebspartnern in mehr als 30 Ländern steht KNUTH vor der Herausforderung, die Qualitätssicherung über den gesamten Produktionsprozess hinweg – von der Herstellung bis zur Auslieferung – zu gewährleisten. Dabei galt es, zwei zentrale Herausforderungen zu bewältigen: Zum einen die schnelle und gezielte Sourcing qualifizierten Personals, das sich reibungslos in bestehende Abläufe integriert. Zum anderen erwies sich die Verwaltung von Fremdpersonal als zeitintensiv und fehleranfällig, was eine Optimierung der administrativen Prozesse erforderte. Vor diesem Hintergrund musste aus über 5.000 Personaldienstleistern in Deutschland ein Partner gefunden werden, der sowohl die notwendige Expertise in der Personalbeschaffung als auch die Flexibilität für standortspezifische Anforderungen mitbringt. Gleichzeitig sollten effiziente Prozesse implementiert werden, um die Zeitarbeit schlanker, transparenter und weniger fehleranfällig zu gestalten.

Die Lösung erfolgte durch das KI-gestützte, automatisierte Matching-Verfahren von Pactos, das gezielt Personaldienstleister identifiziert und qualifiziert, die den spezifischen Anforderungen von KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH entsprechen. Durch den Einsatz eines Vendor-Management-Systems (VMS) wurden klare Prozesse und KI-gestützte Workflows etabliert, die eine schnellere Kandidatenauswahl ermöglichten und den administrativen Aufwand erheblich reduzierten.

Der Prozess umfasste:

• Gezieltes Matching: Identifikation und Ansprache relevanter Personaldienstleister
• Rechtliche Sicherheit: Integration von Anbietern mit deutscher Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis
• Transparente Auswahl: Systematische Bewertung und Vergleich der eingereichten Angebote
• Effiziente Abwicklung: Schnelle Personalvermittlung und nahtlose Integration in bestehende Prozesse
• Langfristige Perspektive: Reibungslose Übernahme des Personals in Festanstellungen nach erfolgreicher Einarbeitung

Das KI-gestützte Matching-Verfahren und das Vendor-Management-System (VMS) führten zu deutlichen Verbesserungen in mehreren Bereichen. Die Personalsuche und -auswahl wurde wesentlich effizienter: KNUTH erhielt passgenaue Kandidatenprofile, die durch den optimierten, KI-unterstützten Auswahlprozess schnell verglichen und die besten Kandidaten ausgewählt werden konnten. Nach nur vier Monaten wurde der ausgewählte Mitarbeiter sogar übernommen.

Die Fehlerquote in der Zeiterfassung sank um 20 %, wodurch verspätete Abrechnungen vermieden wurden. Der Rechnungsprüfungsprozess wurde um 50 % schneller, da das Abgleichen von Stunden und Vertragsbedingungen nun zentralisiert und automatisiert erfolgte – eine deutliche Vereinfachung des zuvor komplexen und fehleranfälligen Prozesses.

Insgesamt ermöglichte der Einsatz des VMS eine schnellere, zielgerichtete Personalbeschaffung, eine Reduktion des administrativen Aufwands in der Verwaltung und eine signifikante Verbesserung der Prozessqualität. Dies gab KNUTH die Flexibilität und Effizienz, die Personalplanung und -verwaltung zu optimieren – ein entscheidender Schritt, um das kontinuierliche Unternehmenswachstum zu unterstützen.

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